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Text File  |  1992-12-15  |  4KB  |  93 lines
  1. Inventory
  2.  
  3. Inventory provides a comprehensive screen for adding and keeping track
  4. of parts.
  5.  
  6. The keystrokes for modifying the inventory database are the same as
  7. the first two areas: Alt-A to Add new items, Alt-E or Return to Edit
  8. existing items, or the Delete key to Delete a part from inventory.
  9. The Escape key returns the user to the Main Menu.
  10.  
  11. How the Inventory Screen works:
  12.  
  13. The Part Number field provides a link between the invoice database
  14. and inventory.  This part number field should correspond to any
  15. bar coding (such as UPC codes) on the particular item, for it is
  16. the field used to retrieve parts from inventory.
  17.  
  18. The Vendor field is an abbreviation of the Vendor's name that
  19. replacement items will be ordered from. This field is important if
  20. you plan to use the purchase order system within CRIS.
  21.  
  22. The List field provides an area for list price to be entered.  This
  23. is the amount that a customer will be charged for an item.
  24.  
  25. The Description field will be used on invoice forms to describe the
  26. part number. On the invoice form, as the part numbers are entered,
  27. the description field will be filled in automatically.
  28.  
  29. The Location field provides the store owner with information as to
  30. the item's shelf location. This could be especially useful if you
  31. run a hardware store or repair business with many small parts.
  32.  
  33. The Minimum Order field will be implemented more extensively in
  34. future releases of the product.  It will indicate to the system
  35. how automatic purchase orders will be created.
  36.  
  37. The first Net Price field corresponds to the minimum order area. This
  38. is the price that will be charged when the minimum order is placed.
  39.  
  40. The Current Stock Quantity field should be edited as new parts are
  41. received.  This field is automatically subtracted from as parts are
  42. purchased.
  43.  
  44. The Bulk Order 1 / Net Price fields correspond to large orders.
  45. Bulk Order 1 designates a quantity of items that would qualify an order
  46. for a bulk price.
  47.  
  48. The Back Ordered Qty. field may be changed as items are placed on
  49. Back Order.  Like earlier fields, this area will be implemented more
  50. extensively in future releases of CRIS.
  51.  
  52. The Bulk Order 2 / Net Price fields correspond to large orders.
  53. Bulk Order 2 designates a quantity of items that would qualify an order
  54. for a bulk price.
  55.  
  56. The On Order field provides a reminder to the user as to how many parts
  57. are currently on order.
  58.  
  59. The Weight field in future releases of CRIS will be used as a guideline
  60. to automatically calculating weights for products. For countries using
  61. the English system of weight measure, any number may be entered. For
  62. countries on the metric system, a "K" should follow any data in this
  63. field to indicate that the weight is measured in kilograms, not pounds.
  64.  
  65. The Oz field only applies to countries utilizing the English system of
  66. measure.  This provides an area to enter the ounce portion of the
  67. weight.
  68.  
  69. The Suggested Quantity area provides the user with a method of
  70. monitoring items that need to be ordered.  As the Current Stock falls
  71. below the Suggested Stock, a report in the Reports Menu will provide
  72. the user with information as to which parts need to be ordered.
  73.  
  74. The Alt. P/N 1 & 2 fields provide the user with a means of tracking
  75. equivalent parts from other manufacturers. The user may enter
  76. another manufacturer's part number, where to buy it from (vendor),
  77. and the cost from the other vendor.
  78.  
  79. The By: field provides the user with a comment area that may receive
  80. information as to who the last person to purchase this part was,
  81. along with the purchase order number, date, and the last purchased
  82. quantity.
  83.  
  84. The last set of fields contain total sales information for previous
  85. years.  This information will be useful to enter into spreadsheets
  86. to graphically show sales for previous years.
  87.  
  88.  
  89. As in other data areas, the user may enter any information they
  90. wish in the screen. When they are finished, they may either hit Return
  91. through the fields, or Escape.
  92.  
  93.